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Wir wollen ein Intranet

31.07.2014
.. doch was ist das überhaupt genau? Was kann es? Wozu dient es? Und zahlt sich der Aufwand denn überhaupt aus?



Intranet - What is?

Das Intranet ist ein Organisations- und unternehmensinternes Rechennetz, das den Mitarbeitern einer Unternehmung oder Organisation als Informations-, Kommunikations- und Anwendungsplattform zur Verfügung steht. Die meisten Intranet-Systeme werden für die betriebsinterne Web-Kommunikation genutzt. Dazu können Dateiserver, Websites, Chats oder Foren gehören, zB. betriebsinterne öffentliche Informationen wie Regeln, Absprachen, Verfahrens- und Arbeitsablaufansweisungen, Mitarbeiterzeitschriften, Dokumente und Formulare.
Vom „sozialen Intranet“ spricht man dann, wenn ein Intranet Soziale-Software-Elemente beinhaltet wie soziale Netzwerke, Wikis oder Weblogs.
Der Webbrowser findet Anwendung als universelle Benutzerschnittstelle, über welche der User Zugriff auf das Intranet hat.


Welche Ziele werden mit einem Intranet verfolgt?

  • Innerbetriebliche Informationsströme beschleunigen, Verbesserung von der Informationsversorgung der Mitarbeiter, innerbetriebliche PR
  • Optimierte Nutzung des Internets
  • Arbeitsvereinfachung, z.B. können alle Abteilungen auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen, die bei guter Wartung immer aktuell ist. So ist sicher gestellt, dass jeder über dieselben Informationen verfügt. Dokumente können zentral verwaltet werden, was den Vorteil hat, dass immer nur aktuelle Dokumente im Umlauf sind.
  • Bestimmte Vorgänge automatisieren, zB. bereits vorausgefüllte Formulare (PDF und / oder Online-Formulare) mit den Daten des Mitarbeiters (für Urlaubsanträge, Krankenstandsmeldungen, usw.)
  • Auswertungsmöglichkeiten, Reporting
  • Datenschutz
  • Gemeinsame Wissensdatenbank (wertvolles Wissen einzelner Mitarbeiter wird zentral verwaltet und geht damit nicht mehr in Emails verloren), Wissen ist durch Verwaltung in einer Datenbank leichter auffindbar und kann quer durch alle Bereiche mit einer Suchfunktion gefunden werden.
  • Eindämmung der Mailflut


Welche Vorteile bietet ein Intranet?

Viele Vorteile ergeben sich schon aus den Zielen, welche zuvor genannt wurden.

Weitere Vorteile sind:
  • Verstärktes betriebsinternes Zugehörigkeitsgefühl bei den Anwendern (durch Corporate Identity und Social Media)
  • Motivationssteigerung durch Erfolgsgeschichten
  • Vereinfachte Kommunikation an alle Mitarbeiter oder einzelne Abteilungen
  • Vereinfachter Abruf von Informationen, da diese an einer zentralen Stelle verwaltet werden
  • Zugriff auch über Tablet und Smartphone möglich
  • Zugriff auch von unterwegs möglich




Woraus besteht ein Intranet?

Die Komponenten eines Intranets sind so vielfältig wie seine Einsatzmöglichkeiten.
Wir haben hier für Sie die wichtigsten zusammengefasst.


Zentrale Infos auf der Startseite - das sogenannte: Dashboard
Die Startseite dient in den meisten Fällen als Portal, von dem aus auf die einzelnen Bereiche des Intranets zugegriffen werden kann. Hier gibt es unzählige Ausprägungen und Varianten. Vom Dashboard bis hin zu einer reinen Newsseite. Denkbar sind auch personalisierte Startseiten, bei denen sich der User seine wichtigsten und interessantesten Komponenten auf das sogenannte Dashboard zieht.


Newsbereich
Der Newsbereich kann unterschiedlich gestaltet werden. Er kann Bilder, Slideshows, Fotogalerien, Videos, Texte und dergleichen enthalten. Wichtig ist dabei stets dass der Newsbereich aktuell gehalten und regelmäßig gewartet wird, da der User sonst schnell das Interesse daran verliert und nicht mehr wiederkommt.


Dokumenteverwaltung (DMS)
Der Vorteil einer zentralen Dokumentenverwaltung liegt auf der Hand. Der User kann jederzeit via Web auf die aktuellsten Dokumente zugreifen. Die Struktur lässt sich anhand individueller Menüführungen abbilden. Die zentrale Verwaltung, mit Upload- und Downloadfunktionalität, bewirkt eine Reduktion der im Umlauf befindlichen Dokumente, welche sonst gerne und oft mit Emails herumgeschickt werden. So ist weiters sicher gestellt, dass jeder im Unternehmen mit denselben Dokumenten arbeitet.


Datenbanken
Mit der Dokumentenverwaltung lassen sich ganze Datenbanken abbilden. So sind beispielsweise digitale Bibliotheken, Datenblattsammlungen, oder die Verwaltung von Plänen, Verträgen und Archiven denkbar. So ist gewährleistet, dass wertvolles Wissen in einer Datenbank gespeichert wird und für alle zur Verfügung steht, die darauf Zugriff haben sollen.


Formulare
Formulare können als Onlineformular oder PDF-Formulare erstellt werden. Diese können wiederum bei Bedarf bereits mit Userdaten vorausgefüllt sein, was sich vor allem für Urlaubsanträge oder Krankenstandsmeldungen eignet. Ganze Prozesse können mit der Verwaltung von Formularen automatisiert und vereinfacht werden. Auch hier gibt es vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Von der einfachen To Do Liste, die mittels einem Formular erstellt werden kann bis hin zu komplexen Prozessmanagementsystemen.

Ziel ist immer eine vereinfachte Handhabung und die Automatisierung von Prozessen. Außerdem können aus Formulardaten Reportings und Auswertungen auf Knopfdruck erstellt werden.


Kommentarfunktion
Eine der vielen möglichen Social-Media-Komponenten ist die Einbindung einer Kommentarfunktion. Kommentare können zu einzelnen Dokumenten, aber auch zu To Do Listen oder Formularen abgegeben werden. Sinnvoll ist es einen Moderator für die Verwaltung der Kommentare zu ernennen, um die Einhaltung der Kommunikationsrichtlinien zu gewährleisten. Immer da, wo Social Media Komponenten zum Einsatz kommen, empfiehlt es sich Richtlinien für die Kommunikation zu erstellen. Dies gewährt einen höflichen Umgangston untereinander und vermeidet irrelevante Gesprächsthemen.



Suche (Volltextsuche, Kategoriensuche, Suchoptionen)
Die Suchfunktion kann sich über alle Bereiche des Intranets erstrecken. Wissen kann also quer durch alle Bereiche durchsucht und gefunden werden. Es gibt verschiedene Arten von Suchfunktionen wie die Volltextsuche, Beschlagwortung, die Suche nach Kategorien oder anderen Suchkriterien.


eLearning für Mitarbeiterweiterbildung
Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter können im Intranet ebenso abgebildet werden. Die Lehrinhalte können in unterschiedliche Kurse eingeteilt werden, welche wiederum in Module, Teilabschnitte, Kapitel oder ähnliches unterteilt werden können. Eine Prüfungsfunktion ermöglicht außerdem das Ablegen der Prüfung online. Mitarbeiter können jederzeit auf Ihre Lerninhalte zugreifen und auch von unterwegs ihr Wissen erweitern.


Kontakfinformationen zu Mitarbeitern, Abteilungen, Kunden, ... ("Telefonbücher")
Die zentrale Steuerung und Verwaltung von Kontaktinformationen stellt sich dass jeder über dieselben Informationen verfügt. Userdaten sind so jederzeit von überall abrufbar. Über ein zentrales gesteuertes CRM können alle relevanten Informationen an einem Ort abgespeichert werden. Auch von unterwegs kann man dadurch auf die Daten zurückgreifen.


Kalender
Der Kalender verfügt über verschiedene Anzeigemodi. Je nach Präferenz kann man die Tage-, Woche-, Monats- oder Jahresansicht aktivieren. Unterschiedliche Kategorien können für Kalendereinträge vergeben werden.


Fotogalerien
Fotogalerien sind ein sehr schönes Mittel um News darzustellen. Bilder sagen oft mehr als tausend Worte und fesseln die Aufmerksamkeit der Nutzer mehr als das geschriebene Wort. Aber auch Abbildungen von Tutorials, How-Tos, Fotos von Mitarbeitern, Veranstaltungen oder Produkten sind denkbar. Die Möglichkeiten sind sehr vielseitig.


Rollen- und Rechteverwaltung
Oft ist es so, dass nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle Bereiche des Intranets haben soll. Hier kann man mit einer zentralen Rolle- und Rechteverwaltung die Zugriffsrechte für Benutzergruppen sowie einzelne Benutzer leicht steuern.


Und viele mehr
Weitere Komponenten:

  • Einbindung von sozialen Netzwerken (Twitter, Facebook, Google+, u.ä.)
  • Diskussionsforen
  • Mitarbeiterumfragen
  • Teambildung
  • Wiki
  • Blog
  • Chat
  • Digitale Bibliotheken, Bilddatenbanken, Webarchiv, Datenblätter Datenbank
  • Bookmarks
  • Schwarzes Brett, Kleinanzeigen, Jobausschreibungen

Natürlich ist auch die Erstellung individueller Komponenten für das Intranet möglich, welche sich nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen richtet.